Как да подобрим ръководните си умения?

Добрите управленски умения са от голямо значение, за да бъдем добри в това, което правим, като имаме богат набор от умения – от планиране и делегиране до комуникация и мотивация.
Тъй като този набор от умения е толкова широк, е изкушаващо да изградим умения в областите на управление, които вече са ни удобни. Но за нашия дългосрочен успех е разумно да анализираме уменията си във всички области на управление, а и след това да предизвикаме себе си към усъвършенстване във всички тези области.

4 ОСНОВНИ ФУНКЦИИ

Управлението често се изразява като процес за постигане на целите на екипа чрез насочване на развитието, поддръжката и разпределението на ресурсите.

1. Планиране

Планирането е процесът на определяне на начина на действие за бъдещи условия и събития с цел постигане на целите. Ефективно планиране е необходимо, за да избегнем скъпи грешки.

Има различни видове планиране:

Стратегическото планиране включва създаване на дългосрочни цели и определяне на ресурсите, необходими за постигане на тези цели. Стратегическото планиране е най-широкообхватното ниво на планиране и включва планове с времеви рамки от една до пет години. Стратегическото планиране включва анализ на външната среда и готовността ни да реагираме.

Тактическото планиране означава изпълнение на дейностите, определени от стратегическите планове. Обикновено тактическото планиране включва планове с по-малък обхват с времеви рамки по-малко от една година.

Оперативното планиране включва създаването на специфични методи, стандарти и процедури за различни функционални области.

Планирането на извънредни ситуации включва създаването на алтернативни начини за действие при необичайни или кризисни ситуации.

2. Организиране

Нужен е анализ колко хора са необходими, за да се извърши работата. Тази управленска роля включва смесване на човешки и капиталови ресурси във формална структура, както и определяне как се случва потокът от работни места. Ролята на управляващия разпределя и класифицира работата, като определя кои конкретни задачи трябва да бъдат изпълнени, за да се постигне набор от цели.

3. Водене

Целта на воденето е да насочва и мотивира изпълнителите, за да постигнат зададените цели.

4. Контролиране

Контролът позволява на управленската роля да измерва доколко се придържаме към поставените цели.
Важни стъпки са: определяне на стандарти за изпълнение, измерване на изпълнението, предприемане на коригиращи стъпки, ако е необходимо, и използване на информация от процеса за определяне на бъдещи стандарти за ефективност.

ЕМОЦИОНАЛНА ИНТЕЛИГЕНТНОСТ

Даниел Гоулман, американски психолог, успява да анализира какво отличава великите лидери от добрите лидери. Това не е коефициентът на интелигентност или техническите умения, а емоционалната интелигентност.
Група от пет умения, които дават възможност на най-добрите лидери да увеличат максимално своите последователи.

Самосъзнание: Способността да разпознаваме и разбираме собствените си настроения, чувства и двигатели, както и ефектите върху другите.

Саморегулация: Способността да променяме настроенията си. Това означава да се научим да се развеселяваме и да се справяме ефективно с гнева.

Мотивация: Страст да работим по причини извън парите или статута. Преследване на цели с енергия и упоритост, имайки оптимизъм дори пред лицето на провала.

Емпатия: Способността да се разбере социалният състав на другите хора. Третиране към хората според емоционалните им реакции.

Социални умения: Уменията за управление и поддържане на взаимоотношения и изграждане на мрежи.

РАБОТА В ЕКИП

Работата в екип се определя като група от хора, които работят заедно за постигане на обща цел. Членовете на екипа са взаимно отговорни за постигане на целта, към която работят. Тиймбилдингът е процес, предназначен да подобри представянето на екипа и включва дейности, насърчаващи комуникацията и сътрудничеството. Освен това целта е да се избегнат потенциални спорове и проблеми, като се поддържа висок морал на членовете на екипа.
Хората, които работят заедно, често могат да постигнат повече, отколкото биха могли поотделно. Как да разберем дали имаме нужда от екип, който да завърши проект? Задаваме си следните въпроси:

Мога ли да постигна тази цел сам?
Имам ли ресурси и време да предприема този проект?
Може ли екип от хора да бъде по-ефективен от мен при постигането на тази цел?

Ако нашите отговори благоприятстват участието на други, време е да помислим за сформиране на екип.

Използването на екипен подход спомага внедряването на разнообразен набор от умения и перспективи. Ефективното използване на екипи често се основава на креативен подход за събиране на специалисти, които обединяват усилията си и развиват синергии в екипа, за да отговорят на предизвикателствата на често сложната среда.

ВИДОВЕ ЕКИПИ

Съществуват различни видове екипи, които се използват за постигане на целите. Две от най-често срещаните разновидности на екипите са екипите за разрешаване на проблеми и междуфункционалните екипи.

Екипи за разрешаване на проблеми: Тези екипи се формират само за определен период от време, докато проблемът бъде решен.

Междуфункционални екипи: Този тип екипи се състои от членове от различни области и често от общо йерархично ниво.

ВЗИМАНЕ НА РЕШЕНИЯ

Всички ние трябва да взимаме решения всеки ден. Някои от тях са съвсем прости, други са по-трудни. Най-добрият начин да взимаме решения е да използваме ефективен процес. Ясните процеси обикновено подобряват качеството на нашите решения и водят до висококачествени резултати.

Процес на взимане на решения

Някои решения са лесни. Но в професионалния свят се изправяме пред сложни и силно въздействащи избори, които могат да повлияят нашата дейност. Взимането на решения е процесът чрез идентифициране на решения, събиране на информация и оценка на алтернативни решения. Използването на поетапен процес за взимане на решения може да ни помогне да взимаме по-съзнателни, обмислени решения, като организираме подходяща информация и дефинираме алтернативи. Различни изследователи са формулирали подобни предписани стъпки, насочени към подобряване на взимането на решения.

Моделът DECIDE е съкращението от 6 конкретни дейности, необходими в процеса за взимане на решения:

Стъпка 1: Определяме проблема

Не забравяме да дефинираме какво искаме да постигнем. Също така обръщаме внимание на включването на правилните хора и насърчаваме участниците да допринесат за дискусиите. Можем да използваме творчеството си от самото начало. Мисленето от различна гледна точка може да доведе до най-добрите решения.

Стъпка 2: Установяваме критериите

Събираме малко информация – каква информация е необходима, най-добрите източници на информация и как да я получим. Тази стъпка включва както вътрешна, така и външна работа. Част от информацията е вътрешна, като я търсим чрез процес на самооценка. Другата информация е външна, намирайки я онлайн, в книги, от други хора и от други източници.

Стъпка 3: Обмисляме всички алтернативи

Колкото по-добри опции обмисляме, толкова по-изчерпателно ще бъде окончателното ни решение. Когато генерираме алтернативи, се принуждаваме да разгледаме проблема от различни ъгли. Ако го направим, е по-вероятно да вземем възможно най-доброто решение. Генерирането на идеи чрез брейнсторминг и обмисляне на различни перспективи ни помага да развием добри алтернативи. Оценяваме осъществимото, рисковете и последиците от всеки избор. Чрез оценка на риска, свързана с различни опции, можем да определим дали рискът е управляем. Определяме дали ресурсите са достатъчни, дали решението отговаря на нашите цели и дали решението е вероятно да работи в дългосрочен план.

Стъпка 4: Определяме най-добрата алтернатива

Избираме между алтернативите. Сравняваме всички възможности за избор и определяме относителната важност на различни фактори. Това ни помага да сравняваме различните фактори и да решим кои трябва да имат най-голяма тежест в решението. Възможен е избор на комбинация от алтернативи.

Стъпка 5: Разработване и прилагане на план за действие

След като вземем решението си, важно е да го обясним на участниците в изпълнението му. Говорим за това защо избираме тази алтернатива. Колкото повече информация предоставяме за рисковете и прогнозираните ползи, толкова по-вероятно е хората да подкрепят решението.

Стъпка 6: Оценяваме решението

В тази последна стъпка мислим за резултатите от нашето решение и преценяваме дали то е предопределило необходимостта, която сме идентифицирали в Стъпка 1. Ако решението не отговаря на идентифицираната нужда, можем да повторим определени стъпки от процеса, за да вземем ново решение. Например може да съберем по-подробна или донякъде различна информация или да проучим допълнителни алтернативи.

Никой не взима перфектни решения през цялото време. Средата непрекъснато се променя и в играта има много неизвестни и “какво-ако”, но да предизвикваме себе си да надхвърлим перфектната хипотетична стабилна среда и да включваме други хора в процеса за взимане на решения води до получаване на нови и различни перспективи.

СКРИТИ КАПАНИ

Лошите решения често могат да бъдат проследени до начина, по който са взети. Алтернативите не са били ясно дефинирани или сме пропуснали правилната информация. Но понякога вината се крие не в процеса при взимане на решение, а по-скоро в съзнанието на взимащия решението. Начинът, по който работи човешкият мозък, може да саботира изборите. Професор от Харвард Джон С. Хамънд формулира шест капана при взимане на решения.
Всеки от тези капани може да повлияе на това как взимаме решения. Осъзнаването на потенциалните капани и изграждането на тестове и дисциплини в процесите при взимане на решения може да помогне.

Капан 1: Закотвяне

Склонни сме да придаваме непропорционална тежест на първата информация, която получаваме по даден въпрос. При преговори например хората често се съсредоточават около първата оферта.
Съвет: Избягваме да преценяваме първото впечатление и търсим информация от различни източници!

Капан 2: Статукво

В повечето случаи взимането на решения е пристрастно към настоящата ситуация, тъй като това е сигурният и удобен вариант.
Съвет: Задаваме си въпроса дали бихме избрали статуквото, ако не беше статукво!

Капан 3: Потънали разходи

Потъналите разходи нямат много общо с взимането на решение днес, тъй като са свързани с минали разходи и опит, но все още са в съзнанието ни и често ни карат да взимаме неподходящи решения. Този капан се отнася до взимането на решения по начин, който оправдава минали, грешни избори.
Съвет: Да получим мнения на хора, които не са участвали в предишните решения!

Капан 4: Потвърждаване на доказателства

Често търсим доказателства или мнения, които да подкрепят и оправдаят собствената ни позиция или решения и да придадат по-голяма тежест на тези въпроси.
Съвет: Да помолим някого да разиграе ситуацията, заемайки контра позиция!

Капан 5: Рамкиране

Начинът, по който е поставен въпросът, може да окаже влияние върху избрания от нас отговор. Често срещаният капан за рамкиране е да се зададе въпрос по отношение на печалби или загуби. Хората са склонни да избират решението, което е формулирано най-малко рисковано независимо от реалното съдържание.
Съвет: Задаваме въпроси по неутрален начин!

Капан 6: Оценка и прогнозиране

Въпреки че повечето от нас не са много добри в правенето на правилни прогнози, всъщност сме склонни да сме прекалено уверени в нашата точност. Освен това сме прекалено повлияни от ярки спомени от минали събития, когато правим оценка.
Съвет: Да бъдем дисциплинирани в прогнозирането и да използваме статистика, вместо лични впечатления!

Шестте капана могат да работят изолирано. Но още по-опасно е, че те могат да работят съвместно, усилвайки се един друг.
Най-добрата защита срещу всички психологически капани, изолирано или в комбинация, е осъзнаването. Дори и да не можем да премахнем изкривяванията, вкоренени в начина, по който работи нашият ум, можем да вградим тестове и дисциплини в процеса при взимане на решения, които могат да разкрият грешки в мисленето, преди те да станат грешки в преценката.