Как да разрешаваме проблемите си?
Живеем в много различни времена. Промяната се ускорява до такава степен, че може да се наложи учащият да се подготви за кариера, която все още не е измислена. Технологиите са променили начина ни на работа, начина ни на живот, начина ни на игра и начина, по който се учим.
Способността за разрешаване на проблеми се превърна в жизненоважно умение. Трябва да можем да се изправим пред нови проблеми, уверени в способността си да намерим работещи решения. Трябва да притежаваме както логически, така и творчески умения за решаване на проблемите, за да успеем в днешния свят.
Когато говорим за умения при разрешаване на проблеми, често имаме предвид способността да се справяме с трудни или неочаквани ситуации, както и сложни предизвикателства. Уменията за разрешаване на проблеми са черти, които ни позволяват да го направим, като те са много полезни във всяка област на живота например при изграждане на взаимоотношения и ежедневно взимане на решения.
ЧЕТИРИСТЕПЕННИЯТ МОДЕЛ
Разрешаването на проблеми е актът на дефиниране на проблем, определяне на причината за възникването му, идентифициране, избор на алтернативи за решение и тяхното прилагане.
Намирането на подходящо решение за проблеми може да се осъществи, като следваме този четириетапен процес на разрешаване на проблеми:
1. Определяме проблема
Диагностицираме ситуацията, така че да се съсредоточим върху проблема, а не само върху симптомите му. Полезните техники за разрешаване на проблеми включват използване на блок-схеми за идентифициране на очакваните стъпки на процеса, диаграми за причиняване и следствие за дефиниране и анализ на първопричините. Трябва да започнем, като прегледаме как в момента работят процесите (т.е. кой какво прави, с каква информация, какви инструменти използва, с какви сфери и лица комуникира, в какъв период от време, какъв формат използва).
Консултира ме се с всеки екип, който участва, за да получим информация.
Определяме в кой процес се крие проблемът.
Избягваме опитите да разрешим проблема без данни.
2. Генерираме алтернативни решения
Отлагаме избора на едно решение, докато не бъдат предложени няколко алтернативи за разрешаването му. Разглеждането на множество алтернативи може значително да повиши стойността на нашето идейно решение. Техниките за разрешаване на проблеми в екип са полезни инструменти.
Включваме всички участници в генерирането на алтернативи.
Посочваме краткосрочни и дългосрочни алтернативи.
Търсим алтернативи, които могат да разрешат проблема.
3. Оценяваме и избираме алтернатива
Разглежда се степента, до която определена алтернатива би разрешила проблема без да причинява други непредвидени проблеми.
Оценяваме всички алтернативи без пристрастия.
Оценяваме както доказаните, така и възможните резултати.
Посочваме изрично избраната алтернатива.
4. Прилагаме и проследяваме решението
Включването и на други хора в изпълнението по разрешаване на проблема е ефективен начин за получаване на подкрепа и минимизиране на съпротивата срещу последващи промени. Независимо от това как решението е внедрено в реализацията трябва да бъдат вградени канали за обратна връзка. Това позволява непрекъснат мониторинг и тестване на действителните събития спрямо очакванията.
Планираме и изпълняваме пилотен тест на избраната алтернатива.
Събираме отзиви от всички засегнати страни.
Създаваме текущи мерки и мониторинг.
ТЕХНИКА ЗА ПРОБИВАНЕ
За да използваме метода на пробиване успешно, трябва да имаме план. За начало записваме проблема, пред който сме изправени, с големи букви в горната част на страницата. Опитваме се да обобщим проблема само с дума или кратка фраза, дори да е сложен по своята същност. Това е нашата отправна точка, а останалата част от процеса на пробиване ще се извърши оттук надолу.
След това разбиваме проблема на от три до пет по-малки проблема, които съставляват големия проблем. Тези точки все още не трябва да са чак до микро ниво, а по-скоро би трябвало да са само една стъпка под самия голям проблем. След като разполагаме с тези точки, преминаваме надолу към друго ниво, за да създадем нов списък с проблеми, които трябва да разрешим. Този процес продължава, докато не пробием по-далеч. След като достигнем това, което смятаме за дъното на нашата диаграма, сме готови и можем да започнем да търсим решения.
Разбиването на големия проблем, с който се сблъскваме в различни по-малки парчета, вероятно ще ни доведе до някои изненадващи резултати. Виждаме, че в този проблем има много повече неща, отколкото първоначално сме мислили. Продължаваме да пробиваме, докато не идентифицираме всички фактори, допринасящи за първоначалния проблем.
Тези методи не предлагат непременно пряк път към решение, но всъщност не е пряк пътят, който трябва да търсим. Вместо това трябва да търсим смислен отговор за основния проблем, който заплашва дейността ни. Трябва да навлезем в същността на проблема, за да стигнем до това, което ни измъчва.
5 WHYS МЕТОД
Разрешаването на проблеми на повърхностно ниво може да бъде основна грешка за нас. Може да мислим, че правим правилното, като разрешаваме проблема веднага щом се появи, но така можем да се погрижим само за най-високото ниво на проблема, който всъщност протича много по-дълбоко. Когато случаят е такъв, започваме да забелязваме, че същият този проблем се появява отново и отново.
Вместо да се справяме със същите проблеми отново и отново и да правим дейността си по-малко ефективна в процеса, трябва да обмислим използването на метода 5 WHYS, за да стигнем до същността на разглеждания проблем. Използването на 5 WHYS анализа просто изисква да продължим да задаваме въпроса „защо?“ по отношение на проблема, докато не се задълбочим в основата му.
Проблем: Преминавам на червен светофар
Защо? – закъснявам за училище/университет/работа;
Защо? – събудих се късно;
Защо? – будилникът се счупи;
Защо? – не проверих дали работи;
Защо? – забравих да го настроя снощи.
Докато числото пет се използва в заглавието на тази техника за разрешаване на проблеми, често се случва, че са необходими повече или по-малко „защо“, за да бъде проблемът разрешен. Например някои проблеми трябва да имат въпрос „защо“, зададен два или три пъти, за да се достигне задоволително решение, докато други проблеми изискват да отидем и по-дълбоко.
Важно правило за използването на 5 WHYS метода е да се гарантира, че се оценяват процеси и системи, а не хора.
Всички отговори на въпроса защо трябва да бъдат възможно най-точни и конкретни. Тъй като този метод за анализ не включва конкретна рамка за начина, по който трябва да бъде завършен, има изкушение или тенденция да бъде донякъде общ, когато се стига до заключения. Общите заключения няма да ни отведат много далеч в дейността. Вместо това да се уверим, че всички отговори са възможно най-конкретни, за да се постави на правилния път успешното разрешаване на всеки проблем.
5 WHYS анализът е техника, използвана за изследване на причинно-следствените връзки, лежащи в основата на определен проблем. Целта е да се определи основната причина за дефект или проблем чрез повтаряне на въпроса ‘Защо?’.
ЧЕСТО СРЕЩАНИ ПРЕПЯТСТВИЯ
Често срещани бариери пред разрешаването на проблеми са умствените конструкции, които възпрепятстват способността ни да разрешаваме правилно проблемите.
Склонност към потвърждение
В психологията и когнитивната наука потвърждението е тенденция към търсене или интерпретиране на информация по начин, който потвърждава нечии предубеждения, което води до статистически грешки.
Ментална настройка
Описва нечия склонност да се опитва да разрешава проблеми по такъв начин, който се оказва успешен в предишния опит.
Такива методи за намиране на решение, които са работили в миналото, може да не са адекватни или оптимални за някои нови, но подобни проблеми. Често е необходимо хората да се движат извън своите умствени набори, за да намерят решения.
Функционална неподвижност
Функционалната неподвижност е специфична форма на ментален набор и фиксиране. Тя може да бъде описана като фиксиран дизайн на обект, възпрепятстващ способността на индивида да го види, че изпълнява други функции. Функционалната неподвижност предотвратява творческото мислене и ограничава способността на хората да разрешават проблемите точно, като кара човек да има много тесен начин на мислене.
Функционалната неподвижност може да попречи на способността на човек да разрешава проблеми. Често е необходимо да се мисли “извън кутията”. Функционалната неподвижност не позволява на хората да измислят нови начини за използване на познати обекти, така че да могат да разрешават възникнали проблеми.
Функционалната неподвижност може да се пребори донякъде чрез практикуване на творческо мислене.
Излишни ограничения
Ненужните ограничения са друга много често срещана бариера, пред която хората се сблъскват, докато се опитват да разрешат проблемите. Това конкретно явление се случва, когато субектът, опитвайки се да реши проблема, подсъзнателно поставя граници на разглежданата задача, което от своя страна го принуждава да се напрегне, за да бъде по-новаторски в мисленето си.
Неуместна информация
В конкретния контекст на проблема неподходящата информация няма да има никаква цел да помогне за разрешаването на този конкретен проблем.
Неподходящата информация пречи на разрешаването на проблеми, тъй като забавя процеса, може да доведе до объркване или недоразумения. Неуместната информация много по-трудно разрешава иначе относително прости проблеми.
ФЮЧЪРС КОЛЕЛО
Това е инструмент, който е създаден в началото на 70-те години и остава много актуален и днес. Преди да вземем следващото си голямо решение, да помислим за сглобяването на Futures Wheel, за да решим дали се движим в правилната посока. Цялата причина да мислим за това как ще бъде засегнато бъдещето е фактът, че обмисляме някаква промяна.
Използването на този модел започва с писане на предложена промяна в средата на лист хартия, като това ще се превърне в центъра на нашето колело. Оттам нататък записваме промените от по-ниско ниво, които би трябвало да се случат, за да се постигне основната промяна, която е и фокусът върху този процес.
Идеята тук е да преминем към все по-дълбоки и по-дълбоки нива на промяна, стъпка по стъпка. Изграждаме колело постепенно, като спиците стават по-дълги, докато мислим за повече промени, които биха могли да бъдат направени в подкрепа на основната промяна в средата.
Този инструмент ни помага да обмислим преките и косвените последици от решение, събитие или тенденция. След като приключим с генерирането на колелото, имаме визуална карта, която излага всички последици от проблема или събитието, което ни позволява да управляваме ситуацията по подходящ начин.