Успех или неуспех при промяна?

Има редица причини, поради които някои идеи за промяна се провалят, докато други успяват. Ще разгледаме най-често срещаните фактори за неуспех и успех. Имайки предвид тези фактори, ще увеличим шансовете си за успешно завършване на проектни идеи за промяна в сферата, в която се намираме.

ФАКТОРИ ЗА НЕУСПЕХ

1. Недостатъчна осведоменост

Процесът на промяна никога не започва без причина. Исканията могат да бъдат разнообразни като нови законови изисквания, нарастваща конкуренция или вътрешни причини. След обсъждане сред екипа възниква осъзнаването на съществуващите проблеми и необходимостта от промени.
Има още няколко причини, които също зависят от информационния поток. Ръководителите се опитват да предпазят екипите си от смущения и трудности, така че те да са по-продуктивни и да могат да работят необезпокоявано, но в същото време екипите трябва да имат прозрачен поглед върху ситуацията, за да подкрепят процеса на промяна.

2. Недостатъчна комуникация

В повечето проекти за промяна се правят най-големите грешки в областта на комуникацията. Опитът показва, че в началото, по време и при реализирането на промените честотата на комуникация често е твърде ниска. Процесите на промяна изискват информационни събития и понякога дискусионни форуми. Информацията също се предоставя само частично. Още по-вредно е, ако съответната информация се публикува стъпка по стъпка.

3. Неподходяща процедура

Примери за неподходяща процедура или лош стил, които трябва да се избягват, включват игнориране на възражения или контрааргументи, публични забележки относно противоположните съмняващи се лица и представяне на неверни факти в подкрепа на търсената промяна. Това поведение е контрапродуктивно и често се връща като бумеранг чрез активно забавяне на целевите промени или оставянето им да се провалят напълно.

4. Натоварване и скорост

Всяка сфера се нуждае от постоянна адаптация към променените общи условия и фактори, за да оцелее на настоящите тенденции или в екипната среда. Съответно тактът на процесите на промяна често се определя от външни фактори.
С високата скорост на процесите на промяна и големия брой промени се появяват повече скоростни грешки. Промените често се инициират твърде рано или се реализират твърде късно. В допълнение хората могат да издържат само на определено количество промяна в определен момент. Таймингът е ключов.

5. Липса на контрол

Ако се започне процес на промяна, трябва да се обърне внимание и на устойчивостта на целевите промени. В много случаи по време на изпълнението се отделя твърде малко контролно внимание. Понякога е трудно да се измери успехът на изпълнението особено когато трябва да се вземе предвид поведението на екипа.

ФАКТОРИ ЗА УСПЕХ

1. Изграждаме казус

Казус е описанието на причините за проекта, а и обосновката за извършването му. Казусът трябва да посочи проблема или ситуацията, разгледани от предложението, плана за изпълнение, очакваните разходи, очакваните резултати и ползи и очакваните рискове, свързани с изпълнението на предложението. Процесът на казус трябва да гарантира, че както стойността, така и рисковете, присъщи на предложената идея, са ясни, тъй като постигането на резултатите и ползите може да бъде проследено и измерено.

2. Определяме готовността

Има някои инструменти за оценка на това колко е готов нашият екип или дали трябва да извършим интервенция преди промяната. Ако можем да отговорим с „да“ на повечето от следните въпроси, нашият екип е готов за промяната:

Силните привърженици на тази промяна ли са на топ позиции в екипа?
Разбираме ли какво не е наред с нещата сега?
Имаме ли цялата информация, от която се нуждаем, за да се качим на борда с тази промяна, и разбираме ли чувството за спешност?
Имаме ли ясна представа за това как екипът ще бъде различен след въвеждането на промяната?
Знаем ли накъде да се обърнем за помощ, ако имаме въпроси, притеснения или предизвикателства, свързани с промяната?

Ако резултатите показват, че нашият екип не е готов за промяна, трябва да се направят предварителни промени.

3. Подобряваме комуникацията

Комуникацията е един от най-важните фактори в процеса на промяна. Вече споменахме, че лошата комуникация оказва дълбоко влияние върху успеха на промяната. Лошата комуникация в най-добрия случай ще попречи на напредъка и в най-лошия случай ще потопи идеята. Има още един инструмент, който да гарантира, че всички знаят какво става и какво ще се случва в предстоящия процес на промяна: Комуникационният план.
Има много различни начини за общуване. Табла за съобщения, публикации в кафетерии, каскадни дървета за комуникация, брошури за промяна, екипни бюлетини с функции, срещи за диалог, имейли, фокус групи, бележки с често задавани въпроси, изкачащи прозорци, листовки, индивидуални срещи, плакати, използване на презентации, бюлетини за проектни идеи, изложби и семинари. Посочваме, че комуникацията лице в лице е най-ефективна. Взаимодействията лице в лице включват групови и екипни срещи, презентации, както и демонстрации и индивидуални дискусии.
Комуникацията винаги трябва да бъде отворена и без риск, където екипите могат да задават въпроси. Използването на различни видове комуникация е по-добър инструмент от това просто да използваме един комуникационен канал.

4. Включваме заинтересовани страни

Едно от най-важните неща в управлението на промените е да привлечем хората, като едно от най-важните неща е да привлечем хората от топ позициите на наша страна.
От друга страна са екипите, йерархично поставени надолу. Те трябва да се чувстват като част от промените, в които участват. Държим ги ангажирани и информирани за промените, които се опитваме да направим.

5. Преглеждаме промяната

След изпълнението на проектната идея за промяна е необходим преглед на промяната. Важно е да се получат мненията на участниците, за да се установи дали са доволни от промяната. Прегледът ни предоставя важна информация, която може да се използва в предстоящи проекти за промяна. Това ще подобри по-нататъшните проекти за промяна и ще помогне да се избегнат грешки.
Едно от решенията може да бъде уъркшоп с хората, които са пряко ангажирани с изпълнението. Всички хора, които са засегнати от промените, трябва да имат възможност да разкажат своя опит. Основното за това е, че успехът на процеса на промяна може да се измери по този метод, но също така и да се даде сигурност на екипите, че тяхното мнение се оценява.